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关于印发《上海市公证工作管理实施办法》的通知

发布日期: 2018-09-05

上海市公证工作管理实施办法

 

第一章 总则

第一条 为规范公证活动,保障公证协会、公证机构和公证员依法履行职责,根据《中华人民共和国公证法》(以下简称《公证法》)《公证机构执业管理办法》《公证员执业管理办法》等法律法规规章和规范性文件的规定,结合本市工作实际,制定本办法。

第二条 司法行政机关对本市公证协会、公证机构、公证员、公证员助理以及公证执业活动实施监督管理,适用本办法。

第三条 公证机构、公证员开展公证执业活动,公证员助理协助办理公证事务,应当遵循以下原则:

(一)拥护中国共产党的领导,拥护社会主义法治;

(二)遵守宪法和法律;

(三)严守公证职业道德规范;

(四)客观、公正履职;

(五)维护人民群众合法权益。

第四条 公证机构和公证员开展公证执业活动,公证员助理协助办理公证事务,严禁具有下列行为:

(一)利用职业身份与不法分子勾结,纵容、默许甚至直接参与违法犯罪活动,损害他人合法权益;

(二)故意提供虚假公证书等证明文件;

(三)严重不负责任,出具有重大失实的公证书;

(四)私自出具公证书;

(五)为不真实、不合法的事项出具公证书;

(六)毁损、篡改公证文书或者公证档案;

(七)以不正当手段争揽公证业务;

(八)跨执业区域受理公证业务;

(九)违规收取公证费;

(十)擅自更改司法部规定的格式制作公证书;

(十一)为未查核真实身份的公证申请人办理公证;

(十二)办理非金融机构融资合同公证;

(十三)办理涉及不动产处分的全项委托公证;

(十四)办理具有担保性质的委托公证;

(十五)未经实质审查出具公证书;

(十六)擅自在外设立接待室、办公室或分支机构;

(十七)公证员助理独立开展公证业务、出具公证文书;

(十八)工作态度恶劣,造成不良社会影响;

(十九)违反公证程序擅自委托中介机构、非公证人员受理公证事项,收集调查材料;

(二十)内部管理混乱,发生重大公证质量事故,造成恶劣的社会影响;

(二十一)对应当受理的公证事项,无故推诿不予受理;

(二十二)无正当理由,不按期出具公证书;

(二十三)利用媒体、广告或者其他方式对公证机构、公证员进行不真实或者不适当宣传;

(二十四)不按规定缴纳会费、公证赔偿基金、公证员执业过错责任保证金,不参加公证执业责任保险;

(二十五)违反法律、法规、规章、规范性文件、行业规范以及市司法局、主管司法局制定的有关规定。

第五条 市司法局依照本办法规定对本市公证工作、市公证协会进行监督、指导。

主管司法局依照本办法规定对所属公证机构及其公证员、公证员助理进行监督、指导。

第二章 市公证协会

第六条 市公证协会是依照《公证法》《社会团体登记管理条例》的规定,由上海市公证机构、公证员组成的专业性非营利社会团体法人,是公证行业自律性组织。

第七条 市公证协会的最高权力机构是会员代表大会,会员代表大会闭会期间的常设机构是理事会,由会员代表大会产生,对会员代表大会负责。

市公证协会设会长一名。会长是市公证协会的法定代表人,负责领导市公证协会的全面工作。

第八条 市公证协会应当履行下列职责:

(一)保障公证机构、公证员依法执业,维护公证机构、公证员的合法权益;

(二)制定并监督实施公证行业规范、公证行业管理制度、公证办理业务标准,对公证质量进行监督检查;

(三)制定并实施公证行业惩戒办法,处理对公证机构、公证员的投诉,对违规行为进行调查取证,做出行业处分;

(四)调解当事人、公证事项的利害关系人与公证机构因过错责任和赔偿数额发生的争议;

(五)推动公证理论研究、业务指导和工作经验交流,加强与国(境)内外公证行业及有关组织的合作与交流;

(六)宣传公证制度,普及公证文化,弘扬先进,树立行业形象,开展文明行业创建活动,组织公证员宣誓仪式;

(七)发现并研究公证工作中亟需解决的问题,向有关部门提出完善公证工作制度建设方面的意见和建议;

(八)负责本市公证赔偿基金的管理,建立健全公证员执业过错责任保证金制度,指导、监督公证机构管理、使用公证员执业过错责任保证金;

(九)组织管理申请公证员执业人员的实习活动,对实习人员进行考核;

(十)优化公证服务和市民办证体验,开展群众满意度评测,打造本市公证行业服务品牌;

(十一)推进公证行业信息化建设,参与“智慧公证”信息化项目研发工作;

(十二)履行法律、行政法规、规章以及章程规定的其他职责,完成市司法局以及中国公证协会委托的其他事项。

第九条 市公证协会章程制定、修改的决议由会员代表大会作出,须由会员代表大会三分之二以上的会员代表出席,并经出席代表的三分之二以上表决通过方能生效。

市公证协会会员代表大会作出制定、修改章程决议的,应当报市司法局备案。

第十条 市公证协会制定公证行业规范、公证行业自律管理制度、公证行业惩戒办法、公证办证业务指引等涉及公证机构、公证员权利、义务的行业规范的,应当自规范印发之日起5日内报送市司法局备案。

中国公证协会制定印发的行业规范,涉及对公证办证程序、核实审查标准、公证文书出具条件作出规范、调整的,市公证协会应当自收到该规范之日起5日内报送市司法局。

第十一条 市司法局收到市公证协会的报备材料后,应当及时进行审核,报备材料符合相关规定的,予以备案登记;存在违反法律、法规、规章和主管部门文件等情形的,应当及时指导市公证协会纠正。

第十二条 市公证协会应当组建公证质量检查组,定期对公证机构、公证员的公证办证质量进行抽查,形成抽查工作情况报告,于每年的310日、610日、910日、1210日前向市司法局报送。对于年度考核被评定为基本合格、不合格的公证机构以及被评定为不合格的公证员,可以重点抽查。

市公证协会公证质量检查组可以根据需要或市司法局委托开展专项检查。

第十三条 市公证协会应当分层分类组织公证机构负责人、公证员等开展职业培训。公证机构负责人、公证员每年参加职业培训的时间不少于40小时。

开展公证职业培训的规划和方案由市司法局负责制定,市公证协会按年度制定具体实施计划,并组织实施。

第十四条 市公证协会应当建立健全公证赔偿基金管理制度,定期对公证赔偿基金收入、支出等进行检查,并接受司法行政部门的监督检查。市公证协会使用或者向中国公证协会申请使用公证赔偿基金前,应当报告市司法局。

第十五条 市公证协会开展活动或者作出决议违反宪法、法律、法规和国家政策以及公证协会章程的,市司法局应当责令其立即改正。

第三章 公证机构

第十六条 公证机构是依据《公证法》《公证机构执业管理办法》《司法部关于推进合作制公证机构试点工作的意见》设立,不以营利为目的,依法独立行使公证职能、承担民事责任的证明机构。

公证机构办理公证,独立行使公证职能,独立承担民事责任,任何单位和个人不得非法干预,其合法权益不受侵犯。

公证机构应当加入市公证协会。

第十七条 公证机构的设立应当符合本市公证机构设置方案或者合作制公证机构试点工作方案。本市公证机构设置方案、合作制公证机构试点工作方案,由市司法局负责制定、调整,报司法部核定、批准后生效。

公证机构的开办资金数额,由市司法局确定。

第十八条 公证机构的负责人在有3年以上执业经历的公证员中推选产生。

合作制公证机构负责人的推选产生条件,除应当符合本条前款规定外,还应当符合合作制公证机构试点工作方案以及合作制公证机构章程的规定。

公证机构的负责人推选产生后,由主管司法局核准,报市司法局备案。

第十九条 公证机构变更名称、办公场所的,应当由主管司法局审核后,报市司法局办理变更核准手续。核准变更的,应当报司法部备案。

公证机构变更负责人的,经主管司法局核准后,报市司法局备案。

合作制公证机构变更名称、章程、合作协议的,应当报主管司法局审核,并经市司法局批准。合作制公证机构变更负责人、合作人的,应当自变更之日起10日内报主管司法局核准后,报市司法局备案。

第二十条 公证机构因业务发展,需要新增、变更办公场所的,应当在报送主管司法局审核后进行,并于办公场所调整之日起15日内报市司法局办理变更核准手续。

公证机构不得在公证机构执业证书未登记的办公场所内,开展接待、受理、发证、收费等公证执业活动,也不得以任何形式对外悬挂公证处的牌匾、指示牌以及介绍、招揽性的宣传告示。

第二十一条 公证机构合并、分立、终止的,应当制定工作方案,经主管司法局审核并报市司法局批准后实施。工作方案应当明确业务结清、资产处置、债务清偿、劳动关系、社会公告、档案管理、清算审计以及执业过错责任承担等内容。

第二十二条 公证机构执业证书是公证机构获准设立和执业的凭证。公证机构执业期间,其名称、办公场所、负责人、执业区域等执业信息,以公证机构执业证书登记内容为准。

公证机构变更名称、办公场所、负责人、执业区域或者分立、合并的,应当在报请核准或备案的同时,申请换发公证机构执业证书。公证机构终止的,主管司法局应当在送达终止决定文书的同时,收缴公证机构执业证书。

公证机构执业证书不得涂改、出借、抵押或者转让。公证机构执业证书损毁或者遗失的,由该公证机构报经主管司法局,向市司法局申请换发或者补发。

公证机构受到停业整顿处罚的,停业整顿期间,应当将该公证机构执业证书缴存主管司法局。

第二十三条 公证机构的印章是公证机构依法依规执业,加盖于公证文书上的公章、钢印及电子签章。公证机构印章由主管司法局根据司法部规定的式样和规格制发。公证机构印章不得变造、出借、抵押或者转让。公证机构只能持有一套公证机构印章。

公证机构新设、变更名称的,主管司法局应当在批准后的10日内,将新制发的公证机构印章的影印件报市司法局备案,未经备案的不得启用。变更名称的公证机构应当在新印章启用后的10日内,将旧印章上缴主管司法局。

公证机构终止的,主管司法局应当在送达终止决定文书的同时,收缴公证机构印章。公证机构损毁或者遗失印章的,应当向主管司法局申请换发或者补发。公证机构应当妥善保管公证机构印章,遗失印章的,应当及时采取必要的补救措施;因未及时采取必要的补救措施,致使印章被他人使用造成后果的,应当依法承担相应责任。

公证机构应当建立印章管理和用印审批制度,明确专人负责印章管理工作,规范公证机构印章使用程序。办理涉外公证业务的公证机构印章备案工作,按司法部有关规定执行。

第二十四条 公证机构应当建立健全人事管理、办证审批、业务管理、档案管理、质量监控、财务管理、重大事项集体讨论、投诉处理、收入分配、年度考核、执业过错责任追究以及公证员执业过错责任保证金等内部管理制度,对公证员的执业行为进行监督。

公证机构制定的规章制度,不得违反法律、法规、规章、规范性文件以及经市司法局备案施行的行业规范等文件的规定。

第二十五条 公证机构应当报告下列重大事项:

(一)创新拓展公证业务领域,为保障国家重大战略任务和本市中心工作顺利推进提供优质、高效公证服务的;

(二)承办事关政府实事工程、重点创新项目以及社会热点问题的重大公证事项的;

(三)本机构公证从业人员被判处刑罚或者被公安机关传唤、因涉嫌职务犯罪接受监察机关调查的;

(四)本机构公证从业人员非正常死亡的;

(五)本机构及所属公证员具有执业违法违规违纪情况的;

(六)被法院判决承担公证损害赔偿责任的;

(七)经复查公证文书被撤销的;

(八)发生3人以上群访事件的;

(九)市司法局、主管司法局认为应当报告的其他重大事项。

前款规定的重大事项,公证机构应当自该事项发生之日起3日内,分别书面报告市公证协会、主管司法局、市司法局;情况紧急的,应当即时报告。

第二十六条 公证机构应当每年组织开展2次以上公证质量自查。年度考核被评定为基本合格或者不合格的公证机构,应当每年组织开展4次以上公证质量自查。

公证机构组织开展公证质量自查的,应当拟定自查工作方案,报主管司法局批准后执行。自查工作方案的内容应当包括检查内容、检查方式、工作步骤等。对于近阶段被群众多次举报、年度考核被评定为不称职的公证员以及引发反复投诉的公证事项,公证机构应当予以重点检查。在自查实施过程中,公证员不得查阅由其本人经手办理或者审批的公证案件。

公证质量自查实施完毕后,公证机构应当形成自查工作情况报告,报送主管司法局。自查工作情况报告应当包含自查工作情况、检查发现的问题、处置意见以及工作打算等内容。

第二十七条 公证机构应当设立公证员执业过错责任保证金制度,每名公证员均应当缴纳一定数额的执业过错责任保证金。

执业过错责任保证金主要用于应由公证员承担的赔偿费用、罚款等,实行专户管理,不得挪作他用,在公证员停止执业后5年期满后予以退还。

公证员执业过错责任保证金的管理、使用规范由市公证协会负责制定,公证机构可以结合实际制定管理细则。公证员须交纳的执业过错责任保证金金额由市公证协会依据中国公证协会和司法行政机关的指导意见确定。合作制公证机构公证员须交纳的执业过错责任保证金金额,按合作制公证机构试点工作方案的相关规定执行。

第二十八条 公证机构应当按照本市公证行业信息化整体规划和布局要求,使用市司法局指定的公证执业办证系统以及相关硬件操作设备。

公证执业办证系统应当运用赋码监管技术,具备电子卷宗随案同步生成、全流程网上智能办证和办证过程音视频自动留痕功能,实现公证事项办理节点可查询、进程可监控、风险可预估、全程可追溯。

第二十九条 公证机构设立、变更名称、办公场所、负责人、执业区域以及分立、合并、终止的,市司法局应当在作出相关批准决定或准予备案之日起20日内,在省级报刊上予以公告。

主管司法局应当建立有关公证机构设立、变更、备案事项、年度考核、违法违纪行为处罚、奖励等方面情况的执业档案。

第四章 公证员

第三十条 公证员是符合《公证法》规定的条件,经法定任职程序,取得公证员执业证书,在公证机构从事公证业务的执业人员。

公证员依法执业受法律保护,任何单位和个人不得非法干预。公证员应当遵纪守法,恪守职业道德和执业纪律,依法履行公证职责,保守执业秘密。

公证员应当加入市公证协会。

第三十一条 公证员受公证机构指派,依照《公证法》《公证程序规则》和本办法的规定办理公证业务,并在出具的公证书上署名。

依照《公证法》《公证程序规则》和本办法的规定,在办理公证过程中须公证员亲自办理的事务,不得指派公证机构的其他工作人员办理。

第三十二条 本市公证员的配备数量,根据公证机构的设置情况和公证业务的需要确定。公证员配备方案,由市司法局编制和核定,报司法部备案。

合作制公证机构公证员的配置数量,依据合作制公证机构试点工作方案确定。

第三十三条 申请公证执业的人员,应当具备以下条件:

(一)具有中华人民共和国国籍;

(二)年龄在25周岁以上65周岁以下;

(三)公道正派,遵纪守法,品行良好;

(四)通过国家统一法律职业资格考试取得法律职业资格;

(五)在公证机构实习2年以上或者具有3年以上其他法律执业经历并在公证机构实习1年以上,经考核合格;

(六)不具有法律、法规、规章规定的不得担任公证员的有关情形。

实行国家统一法律职业资格考试前取得的国家统一司法考试合格证书、公证员资格凭证、律师资格凭证,与国家统一法律职业资格证书具有同等效力。

被列入《上海市社会信用条例》规定的严重失信主体名单的人员,视为不符合本条第一款规定的第三项条件,不得批准担任公证员。

公证员考核任职的人员条件,按照司法部《公证员考核任职工作实施办法》规定执行。合作制公证机构公证员的任职条件,按照合作制公证机构试点工作方案执行。

第三十四条 首次申请公证执业的人员,应当参加市公证协会组织的实习活动,并经市公证协会考核合格。曾经担任公证员的人员再次申请公证执业的,可以免于实习,但应当通过市公证协会组织的实习考核。

未经市公证协会实习考核合格,主管司法局不得向申请公证执业的人员出具实习考核合格的意见。

规范申请公证执业人员的实习申请、实习内容、实习管理、实习考核等事项的规定,由市公证协会负责制定并组织实施。

第三十五条 符合本办法第三十三条规定条件的下列人员,可以申请公证员执业。

(一)公证机构事业编制工作人员;

(二)公证机构依据《劳动合同法》直接聘用的工作人员;

(三)经主管司法局认可的劳务派遣公司派驻公证机构的工作人员。

第三十六条 符合本办法第三十五条规定的人员,由本人提出公证员执业申请,经公证机构推荐,主管司法局出具审查意见,报市司法局审核。

市司法局应当自收到报审材料之日起20日内完成审核。对符合本办法第三十三条、第三十五条规定条件和公证员配备方案或者合作制公证机构试点工作方案规定的公证员数量的,市司法局应当作出同意申请人担任公证员的审核意见,填制公证员任职报审表,报请司法部任命;对不符合本办法第三十三条、第三十五条规定条件或者公证员配备方案、合作制公证机构试点工作方案规定的公证员数量的,市司法局应当作出不同意申请人担任公证员的决定,并书面通知申请人和主管司法局。

市司法局应当自收到司法部下达的公证员任命决定之日起10日内,颁发公证员执业证书,并书面通知主管司法局。

第三十七条 公证员变更执业机构的,应当经所在公证机构同意和拟任用该公证员的公证机构推荐,经主管司法局同意后,报市司法局办理变更核准手续。

非本市公证员拟变更至本市公证机构执业的,应当经执业所在地的省、自治区、直辖市司法行政机关核准以及拟任用该公证员的公证机构推荐,经拟任用该公证员的公证机构的主管司法局同意后,报市司法局办理变更核准手续。

市司法局经审核,对于符合公证员配备方案或者合作制公证机构试点工作方案规定的公证员数量的,应当作出同意申请人变更执业机构的审核意见。

公证员拟变更至本市合作制公证机构执业的,应当符合合作制公证机构试点工作方案规定的合作制公证机构公证员任职条件,对于不符合条件的,市司法局应当作出不同意申请人变更执业机构的审核意见。

公证员受到停止执业处罚期间或者受到投诉正在调查处理的,不得申请变更执业机构;公证机构受到停业整顿处罚期限未满的,该机构负责人、对公证机构受到停业整顿处罚负有直接责任的公证员不得申请变更执业机构;公证机构终止的,在完成清算、办理注销前,该机构负责人、合作人不得申请变更执业机构。

第三十八条 公证员有下列情形之一的,由主管司法局自确定该情形发生之日起30日内,报市司法局提请司法部予以免职:

(一)丧失中华人民共和国国籍的;

(二)年满65周岁或者因健康原因不能继续履行职务的;

(三)自愿辞去公证员职务的;

(四)法律、法规、规章、规范性文件规定以及市司法局认为需要提请公证员免职的其他情形。

被吊销公证员执业证书的,由市司法局直接提请司法部予以免职。

第三十九条 公证员执业证书是公证员履行法定任职程序后在公证机构从事公证执业活动的有效证件。公证员执业证书由公证员本人持有和使用,不得涂改、抵押、出借或者转让。公证员执业期间,其执业信息以公证员执业证书登记内容为准。

公证员变更公证执业机构的,应当在报请市司法局核准的同时,申请换发公证员执业证书。

公证员受到停止执业处罚的,停止执业期间,应当将其公证员执业证书缴存主管司法局。公证员受到吊销公证员执业证书处罚或者因其他法定事由被免职的,主管司法局应当收缴其公证员执业证书,交由市司法局予以注销。

第四十条 公证员的签名章是公证员本人依法履行职务,加盖于公证文书上的签名图章及电子签章。公证员签名章由主管司法局依据司法部规定的式样和规格制发。每名公证员只能持有一套公证员签名章。公证员签名章由公证员个人使用、保管,不得变造、抵押、出借或者转让。

公证员申请执业的,主管司法局应当在下达公证员任命决定之日起10日内,将新制发公证员签名章图章的影印件及电子签章报市司法局备案,未经备案的公证员签名章不得启用。

公证员受到停止执业处罚的,停止执业期间,应当将其公证员签名章缴存主管司法局。公证员受到吊销公证员执业证书处罚或者因其他法定事由被免职的,其公证员签名章停止使用,由所在公证机构收回,并在停止使用之日起10日内上缴主管司法局封存。办理涉外公证业务的公证员受到吊销公证员执业证书处罚或者因其它法定事由被免职的,其签名章由主管司法局送交市司法局注销、封存。

办理涉外公证业务的公证员签名章备案工作,按司法部有关规定执行。

第四十一条 依据本办法第三十九条、四十条规定,公证员应当上缴公证员执业证书、公证员签名章但拒绝上缴的,公证机构应当书面责令其限期上缴。

第四十二条 公证员执业证书、签名章损毁或者遗失的,由本人提出申请,所在公证机构予以证明,提请主管司法局报市司法局申请换发或者补发。公证员执业证书遗失的,所在公证机构应当在省级报刊上申明作废。

公证员应当妥善保管公证员执业证书、公证员签名章。公证员遗失执业证书、公证员签名章的,应当及时采取必要的补救措施;因未及时采取必要的补救措施,致使公证员执业证书、公证员签名章被他人使用造成后果的,依法承担相应责任。

第四十三条 公证员的签名是公证员本人依法履行职务,在公证申请书、询问笔录、公证拟稿纸等公证执业文书上用于署名的书面字迹和电子字迹。

公证员签名应当清晰、易读,能辨识出公证员的姓氏和名字。公证员申请执业的,主管司法局应当在下达公证员任命决定之日起10日内,将公证员签名影印件报市司法局备案。公证员拟变更公证员签名的,应当在变更签名前报经主管司法局审核同意后报市司法局备案。

公证员在开展公证执业活动中,使用的公证员签名应当与经市司法局备案的公证员签名基本相符。

第五章 公证员助理

第四十四条 公证员助理是经相关任职程序,在公证机构从事公证辅助事务的工作人员。

公证处、公证员不得委托、指派公证员助理履行公证员职责。公证员助理不得独立办理公证业务、出具公证文书。

第四十五条 公证员助理由公证机构根据业务需要自主聘用,并报市公证协会备案。公证机构不得指派未经市公证协会备案的人员承担公证员助理岗位的工作。

公证员助理不再从事公证员助理岗位工作的,公证机构应当在公证员助理停止工作之日起10日内,向市公证协会注销备案。

公证员助理备案管理规定由市公证协会负责制定并组织实施。

第四十六条 公证员助理可以在公证员的指导、监督下办理下列事项,并在相应文书上签名,法律、法规、规章、规范性文件另有规定的除外:

(一)解答有关公证业务咨询;

(二)指导当事人填写《公证申请表》;

(三)协助公证员审查《公证申请表》以及公证申请材料,制作公证事项受理、不予受理、补正等程序性文书。

(四)协助公证员接受公证当事人委托代书申办公证的有关材料;

(五)协助公证员审核公证当事人的资格及提交的证明材料;

(六)协助公证员制作《询问笔录》,履行公证办证告知义务;

(七)协助公证员起草《公证书(拟稿纸)》,归总公证办证审批的材料;

(八)协助公证员制作公证文书;

(九)发送公证文书;

(十)立卷归档;

(十一)法律、法规、规章、规范性文件规定的其他公证事务辅助工作。

本条第一款规定的第(三)(四)(五)(六)(七)(八)项事项由公证员助理协助办理的,公证员应当在办理公证事务的现场,全程指导、监督公证员助理开展工作。

公证机构、公证员不得违反公证员亲自办理公证事务的规定,指派或容许公证员助理独立办理公证事务或由其使用公证员签名章出具公证文书。

公证员、公证员助理在公证执业过程中具有违反本条前三款规定的情形的,应当认定为违反《公证程序规则》明确的公证员亲自办理公证事务的规定。

第四十七条 公证机构应当按照等级工资制施行对公证员助理的薪资管理,公证员助理薪资由工资和奖金两部分组成。公证机构不得采用或者变相采用在公证收费中提成、抽成或者计件、计量定额工资制等方式核算公证员助理的工资、奖金数额。公证员助理的薪资管理制度和工资等级标准由公证机构制定,报主管司法局备案后执行。

第六章 公证事项办理

第四十八条 公证机构办理的公证事项应当列入《上海市公证事项目录》。《上海市公证事项目录》中公证事项的增加、取消、调整工作,由市公证协会负责实施。

第四十九条 本市公证事项办理严格执行标准化管理制度。对列入《上海市公证事项目录》的公证事项,均应编制、发布对应的《公证事项业务手册》《公证事项申请指南》,具体编制、发布工作由市公证协会组织实施。

《公证事项业务手册》是规范公证机构、公证员公证事项办理流程的标准化手册,公证机构、公证员应当依照《公证事项业务手册》设定的办证流程开展公证执业活动。《公证事项申请指南》是向公证申请人提供的公证办理指引的标准化手册,公证申请人依据《公证事项申请指南》向公证机构提交公证申请材料,且符合公证申办条件的,公证机构应当予以受理。

公证机构、公证员在执业中,发现《公证事项业务手册》《公证事项申请指南》存在疏漏、错误或者具有可优化办事流程、改进办证方式等方面的意见或者建议的,可以向市公证协会提出,市公证协会应当认真研究。

公证机构、公证员参与《公证事项业务手册》《公证事项申请指南》编制、修订工作或者提出的修改完善意见、建议被市公证协会采纳的,市公证协会应当给予适当的表彰或者奖励。

第五十条 公证员应当依法依规亲自办理公证事务,每件公证事项均应当由公证员亲自与当事人谈话;公证执业活动中制作的《公证申请表》《询问笔录》《公证书(拟稿纸)》,均应当由公证员亲笔签名;证明谈话全程的音视频资料应当附卷备查或者上传市司法局指定的数据库保存。

第五十一条 公证机构应当严格执行办证审批制度。除经市司法局批准施行办证免批的公证事项外,每件公证事项均应当由公证机构主要负责人或其指定的公证员审批。公证事项未经办证审批,公证机构不得出具公证文书。

第五十二条 公证机构应当指派同一名公证员完成公证事项全过程的办理工作。除公证员具有下列情形之一的,公证机构不得调换已受理公证事项的承办公证员:

(一)需连续离岗10日以上的;

(二)死亡或者丧失民事行为能力的;

(三)重病丧失工作能力的;

(四)妇女休产假的;

(五)被依法限制人身自由的;

(六)被暂停办证资格的;

(七)依法依规应当回避的。

公证机构调换承办公证员的,应当填写《调换承办公证员记录单》,明确记录原承办公证员姓名、调换公证员姓名、调换事由等内容,由公证机构负责人签字确认。《调换承办公证员记录单》以及据以证明承办公证员调换事由符合本条前款规定调换情形的相关材料复印件,应当附卷归档。

第五十三条 重大、疑难,复杂、新型的公证事项,一名公证员无法办理的,公证机构可以采取组建公证员团队方式,合作办理该类公证事项。采取团队合作方式办理公证事项的,团队全体公证员对该公证事项的真实性、合法性负责。

公证员团队合作办证规则由市公证协会制定,并负责指导、监督公证机构、公证员组织实施。公证员团队合作办证规则实施前,公证机构、公证员不得擅自组建公证员团队、采取合作办证模式开展公证执业活动。

第五十四条 公证机构在开展公证执业活动中具有下列情形之一的,可以依据有关程序向市司法局或者市公证协会提出请示:

(一)需要市司法局解释由其制定印发的规范性文件的;

(二)有前项以外的其他公证执业疑难问题需要请示解决的。

请示内容属前款第一项事项的,公证机构应当将拟请示事项书面报告主管司法局,由主管司法局向市司法局书面请示。

请示内容属前款第二项事项的,公证机构应当直接向市公证协会提出书面请示,由市公证协会研究并形成书面指导意见,按照本办法第十条、第十一条规定报送市司法局备案后,答复公证机构。

第五十五条 公证事项办结并出具公证文书后,公证申请人向公证机构申请查阅由其本人申办的公证事项公证卷宗档案的,公证机构应当准许。

公证申请人以外人员需要查阅公证卷宗档案的,公证机构应当按照《公证档案管理办法》执行。

第七章 监督检查

第五十六条 主管司法局对所属公证机构及其公证员的下列事项实施监督:

(一)公证机构组织建设情况;

(二)公证机构、公证员执业活动情况;

(三)公证机构、公证员公证质量情况;

(四)公证员执业年度考核情况;

(五)公证机构档案管理情况;

(六)公证机构财务制度执行情况;

(七)公证机构内部管理制度建设情况;

(八)司法部和市司法局要求进行监督检查的其他事项。

第五十七条 公证机构、公证员具有违法违规违纪执业问题或者违反本办法的行为的,市司法局、主管司法局、市公证协会应当按照管理权限,分别运用行政处罚、事业单位处分、行业协会惩戒和党纪政纪处分、组织处理以及移送刑事处罚等手段,依法依规依纪向公证机构、公证员严肃追责。

第五十八条 公证员因涉及错证、假证给当事人、公证事项的利害关系人造成损失,由公证机构承担相应的赔偿责任的,公证机构在履行赔偿责任后,应当依法及时向负有责任的公证员追偿。

第五十九条 因违法违规违纪执业问题或者有违反本办法的行为,公证人员已被司法行政机关予以立案调查,公证机构认为该公证员不宜继续履行职责的,可以暂停其履行职务。

公证人员在被处罚、处分立案调查期间,提出解除聘用合同、出国(境)或办理退休手续申请的,公证机构应当依照有关规定不予批准。

第六十条 主管司法局应当将公证机构、公证员受到表彰、奖励或者党纪、政纪、法纪等处理的执业信息及时录入上海市法律服务行业信用信息平台,定期向上海市公共信用信息服务平台、司法部和中国公证协会网站推送,主动接受社会监督。

第六十一条 主管司法局应当加强对公证员助理的管理。公证机构、公证员具有违反法律、法规、规章、规范性文件以及本办法规定使用公证员助理的情形的,主管司法局应当采取下列措施:

(一)责令公证机构限期改正;

(二)依据本办法第五十七条,视情节轻重对公证员作出相应处理;

(三)视情节轻重,可以责令公证机构对公证员助理作出扣发工资或奖金、暂停协助办证、接受离岗培训、调离工作岗位、解除劳动合同等处理;

因公证机构对公证员助理管理缺失,造成严重后果的,主管司法局还应当追究公证机构负责人的责任。

第八章 附则

第六十二条 本办法所称的主管司法局,是指负责组建该公证机构,实施日常监督、指导职能,并在公证机构《事业单位法人证书》“举办单位”栏中明确载明的司法行政机关。合作制公证机构的主管司法局另行规定。

本办法关于报告、审核、核准、备案期间有关“3日”“10日”“15日”“20日”的规定是指工作日,不含节假日。

第六十三条 本办法由市司法局负责解释。

第六十四条 本办法自2018111日起施行,至20231031日终止。



                                     

 

 


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