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关于印发《上海市公证执业活动投诉处理实施办法》的通知

发布日期: 2018-11-29


 

 

上 海 市 司 法 局

 

沪司规〔201823

                                        

 

 

关于印发《上海市公证执业活动

投诉处理实施办法》的通知

 

市局各部门、市公证协会,各区局:

《上海市公证执业活动投诉处理实施办法》经2018年市司法局第10次局长办公会议审议通过,现予以印发,请遵照执行。

特此通知。

 

 

 

                                            上海市司法局

                                   20181128

上海市公证执业活动投诉处理实施办法

 

第一章  总则

第一条 为规范本市公证执业活动投诉处理工作,加强公证执业活动监督,根据《中华人民共和国公证法》(以下简称《公证法》)《公证程序规则》《公证机构执业管理办法》《公证员执业管理办法》《司法部关于印发〈公证投诉处理办法(试行)〉的通知》等有关规定,结合本市实际,制定本办法。

第二条 本市司法行政机关处理自然人、法人或者其他组织(以下统称“投诉人”)对本市公证机构、公证员(以下统称“被投诉人”)公证执业活动中违法违规行为的投诉,适用本办法。

第三条 公证执业活动投诉处理工作应当遵循及时受理、依法查处、处罚与教育相结合的原则。本市司法行政机关应当依法保障和维护投诉人和被投诉人的合法权益。

第四条 市司法局负责指导、监督全市公证执业活动的投诉处理工作。

主管司法局负责组织实施对所属公证机构及其公证员的投诉处理工作。

第二章  投诉受理

第五条 投诉人投诉时,应当向主管司法局提供投诉书、有关证据、投诉人身份证明等投诉材料。

投诉书应当写明投诉人姓名或者名称以及有效的联系方式、被投诉人的姓名或者名称、投诉请求以及相关的事实和理由。

投诉人委托代理人投诉的,代理人应当提交投诉人的授权委托书以及投诉人和代理人的身份证明。委托代理人为律师的,应当同时提交律师执业证书复印件和律师事务所证明。

第六条 主管司法局收到投诉材料的,应当及时填写《公证执业活动投诉登记表》。主管司法局自收到投诉之日起5日内,作出是否受理的决定,并书面告知投诉人或者其代理人。决定不予受理的,应当同时告知投诉人不予受理的理由。

投诉材料不齐全或者表述不清楚的,主管司法局应当自收到该投诉材料之日起5日内,一次性书面告知投诉人补正;逾期不告知的,自收到投诉材料之日起即为受理。补正通知应当载明需补正事项和10日补正期限。无正当理由逾期不补正的,视为投诉人放弃投诉。

第七条 收到投诉的司法行政机关经审查,认为投诉事项不属于本单位管辖的,应当在5日内将投诉事项及全部投诉材料转交主管司法局,并将转交情况书面告知投诉人。

投诉办理期限自主管司法局收到转交材料的次日起计算。

第八条 主管司法局接到投诉后,投诉事项属于下列情形之一的,不予受理:

(一)投诉事项不属于违反《公证法》及公证管理法律、法规、规章、规范性文件等规定的;

(二)投诉事项不属于司法行政机关法定职权处理范围或者本市司法行政机关管辖范围的;

(三)投诉事项已经司法行政机关处理,或者经行政复议、行政诉讼结案,且没有新的事实和证据的;

(四)法律、法规、规章规定的其他不予受理的情形。

对不属于本市司法行政机关管辖范围的投诉事项,能够明确办理机关的,应当告知投诉人寻求救济的途径。

投诉人向市公证协会投诉,又就相同事项向主管司法局投诉,或在市公证协会作出处理决定后,又向主管司法局投诉的,投诉事项属于主管司法局职权范围的,主管司法局应当依法受理。

第三章  投诉处理

第九条 主管司法局受理投诉事项的,应当自接到或者收到投诉的次日起60日内,对投诉事项依法作出处理,并将投诉处理结果答复投诉人。

因投诉事项复杂,在规定期限内不能处理完毕的,经主管司法局负责人批准,可以延长处理答复时间,答复时间最长不得超过3个月。主管司法局应当将延长处理答复时间的决定书面告知投诉人。

投诉人补正投诉材料所需时间和投诉事项转交的流转时间,不计算在本条前两款规定的时限内。

第十条 主管司法局受理投诉后,应当对投诉事项开展调查,依法收集有关证据材料,并制作调查笔录。调查应当全面、客观、公正。在调查过程中,调查人员应当听取被投诉人对投诉事项的陈述和申辩。

在接受主管司法局调查期间,被调查人应当予以配合,不得提供虚假、伪造的材料或者隐匿、毁损、涂改有关证据材料。

第十一条 主管司法局应当自投诉受理之日起5日内,将隐去投诉人个人信息的投诉书复印件发送被投诉人。被投诉人应当自收到投诉书复印件之日起7日内,向主管司法局提交针对投诉事项请求、事实和理由的书面意见,并提供据以作出被投诉公证的全部办证材料以及所依据的文件。

根据《公证法》及公证管理法律、法规、规章、规范性文件、行业规范等规定,投诉事项的办证程序应当采取签名确认、附卷归档、录音摄像等举措的,被投诉人在依据本条第一款规定向主管司法局提交书面意见以及相关文件、材料时,应当同时提交据以证明被投诉公证办理过程中实施了签名确认、附卷归档、录音摄像等举措的证明材料。被投诉人不提供或者提供的材料无法证明被投诉公证符合办证程序的,一般情况下,由被投诉人承担相应举证不利的后果。

在出具公证书之后,被投诉人收集的证据原则上不能作为认定投诉事项合法合规的依据。

第十二条 主管司法局开展调查的,调查人员不得少于两人,并应当向被调查人员出示行政执法证,在调查记录中予以记载。

第十三条 主管司法局实施询问调查的,应当由一人或者一人以上询问、一人做记录。在询问之前要核实被调查人的身份,告知被调查人应当如实提供证据、证言,同时告知故意作伪证或者隐瞒事实要承担的法律责任。询问完毕,应当由被调查人阅读或者向被调查人宣读调查笔录。调查笔录由被调查人逐页签名确认,修改处由被调查人签名。

调查笔录应当由被调查人签字或者盖章;被调查人无法签字的,可以捺手指印确认;被调查人拒绝签字、盖章的,调查人员应当在笔录中注明有关情况。

向两名以上被调查人员调查取证的,应当单独询问,分别做好调查笔录。

第十四条 经调查取得的书面证据材料复印件,调查人员应当要求提供人出示原件,并经核实后在复印件上注明“原件与复印件相符”字样,由提供人签名或者盖章。

第十五条 具有下列情形之一的,主管司法局可以书面告知投诉人中止调查,中止调查期间不计入投诉处理期限

(一)投诉人不配合与其自身利益相关事实的调查;

(二)相关证据需要鉴定或投诉处理决定需要以其他公权力机关的结论为前提的;

(三)投诉事项正在诉讼或者仲裁的,但是诉讼或者仲裁争议的内容和结果不影响对投诉事实的认定和处理的除外;

(四)法律、法规、规章、规范性文件规定的其他应当中止投诉处理的情形。

第十六条 具有下列情形之一的,主管司法局应当书面告知投诉人终止投诉处理:

(一)主管司法局在调查过程中发现有本办法规定的不予受理情形的;

(二)在作出投诉答复前,投诉人自愿撤回投诉,经主管司法局审核同意的;

(三)法律、法规、规章、规范性文件规定的其他应当终止投诉处理的情形。

第十七条 投诉调查终结后,主管司法局应当形成投诉调查结论。投诉调查结论的内容应当包括投诉人、被投诉人的基本情况,投诉诉求及事由,调查处理程序,查明的事实及相关证据,相关法律依据、投诉处理意见等。

第十八条 主管司法局应当依据投诉调查结论,按下列方式形成投诉处理决定,对投诉作出处理:

(一)被投诉人违反《公证法》第四十一条、第四十二条规定,应当给予行政处罚的,按照行政处罚有关规定,报请市司法局予以行政处罚;

(二)被投诉人违反市公证协会制定的会员惩戒规则,应当给予行业惩戒的,按照惩戒规则有关规定,建议市公证协会予以行业惩戒;

(三)被投诉人违反《事业单位人事管理条例》《事业单位工作人员处分暂行办法》规定,应当给予事业单位处分的,按照事业单位处分有关规定予以处理;

(四)被投诉人违反《中国共产党纪律处分条例》有关规定,应当给予党纪处分的,按照纪律处分条例有关规定予以处理;

(五)被投诉人执业不规范,但是未违反《公证法》及公证管理法律、法规、规章、规范性文件等有关规定的,应当责令被投诉人限期改正;

(六)投诉事项经查证不实的,依法对被投诉人不予处理;

(七)被投诉人涉嫌构成犯罪的,应当移送有权机关依法追究刑事责任;

(八)其他违法违规情况按照相关法律、法规、规章、规范性文件等有关规定予以相应的处理。

构成前款第(一)(二)项情形的,主管司法局应当将调查中所获取的所有证据材料、投诉调查结论以及投诉人提交的投诉材料等材料的复印件,在每页注明“原件与复印件相符”字样,并加盖单位印章后,移送市司法局或者市公证协会处理。

第十九条 投诉事项调查完毕,主管司法局应当制作公证执业活动投诉处理答复书,将投诉处理结果书面告知投诉人。投诉答复的办理时限,不得违反本办法第九条规定。

公证执业活动投诉处理答复书的内容应当包括投诉人、被投诉人的基本情况,投诉诉求及事由,调查处理程序,查明的事实及相关证据,相关法律依据、投诉处理决定等。

第二十条 投诉人对主管司法局作出不予受理、调查终止的处理决定或者公证执业活动投诉处理答复书有异议的,可以自收到决定书之日起六个月内向有管辖权的人民法院提起行政诉讼,也可以自收到决定书之日起60日内向主管司法局的本级人民政府或者上一级主管部门提起行政复议。

前款规定的内容,主管司法局应当在投诉事项不予受理、调查终止的处理决定书以及公证执业活动投诉处理答复书中列明。

第二十一条 有下列情形之一的,主管司法局应当按照本办法有关规定进行调查处理,形成投诉调查结论,但是无须作出公证执业活动投诉处理答复书。

(一)投诉人采取匿名方式投诉公证执业活动中违法违规行为的;

(二)在作出投诉答复前,投诉人自愿撤回投诉,经主管司法局审核同意,向投诉人作出投诉调查终止决定的。

第二十二条 被投诉人具有下列情形之一的,主管司法局可以对其实施行政约谈:

(一)被投诉举报数量较多的;

(二)被投诉举报且产生较大社会影响的;

(三)被群体性投诉的;

(四)需要行政约谈的其他情形。

第二十三条 主管司法局办理投诉应当做到投诉事项及时登记、调查处理全程记录、办理情况全程留痕、查处资料全程备查,建立来信登记、来访登记、电话记录、询问笔录等投诉处理工作档案,并妥善保管和使用。

对已办结的投诉案件要及时归档,做到一案一卷,装订整齐,统一保管。

第四章  监督检查

第二十四条 市司法局应当加强对公证执业投诉处理工作的指导、监督和检查,发现主管司法局存在违反本办法的行为的,应当责令其限期改正。

第二十五条 主管司法局工作人员在投诉处理工作中有滥用职权、玩忽职守、包庇纵容或者具有其他违法违规违纪行为的,应当按照干部管理权限,依据有关规定给予相应的行政处分;构成违法犯罪的,移送有权机关处理。

第二十六条 被投诉人具有违反本办法第十一条的行为的,由主管司法局、市公证协会分别依据事业单位处分、行业惩戒等有关规定,给予其事业单位处分、行业惩戒。

主管司法局经调查,认为被投诉人违反本办法的行为应当给予行业惩戒的,可以书面建议市公证协会予以行业惩戒。

第二十七条 投诉人因投诉行为受到被投诉人打击报复的,主管司法局应当对被投诉人开展批评教育,并责令被投诉人立即停止打击报复行为;被投诉人实施的打击报复行为情节严重,已涉嫌违反治安管理有关法律、法规规定或者构成刑事犯罪的,主管司法局应当协助投诉人向公安机关报案。

第二十八条 区司法局应当在每年115日前,将上年度的公证执业活动投诉处理工作情况书面报告市司法局。

第五章  附则

第二十九条 本办法所称的主管司法局,是指负责组建该公证机构,实施日常监督、指导职能,并在公证机构《事业单位法人证书》“举办单位”栏中明确载明的司法行政机关。合作制公证机构的主管司法局另行规定。

本办法关于投诉处理期间有关“5日”“7日”的规定是指工作日,不含节假日。

第三十条 投诉事项不涉及公证执业活动,但属于信访事项的,主管司法局应当依据信访有关规定办理该事项。

第三十一条 本办法由市司法局负责解释。

第三十二条 本办法有效期5年,自2019年1月1日起施行,至2023年12月31日终止。


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                       

 

 


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