市司法局关于人民调解委员会文书档案管理的暂行规定

第一条（目的和依据）

为了加强人民调解委员会文书档案管理，健全人民调解委员会工作制度，推进人民调解工作规范化建设，根据《人民调解法》等法律、法规、规章和有关规定，结合本市实际，制定本规定。

第二条（主要内容）

人民调解委员会文书档案（以下简称调解文书档案）主要包括以下内容：

（一）人民调解卷宗；

（二）人民调解委员会人员名册；

（三）矛盾纠纷受理、调处情况登记本；

（四）人民调解工作相关报表；

（五）矛盾纠纷集中排查调处相关材料；

（六）其他应当归档的文件和材料。

第三条（适用范围）

本规定适用于本市街道、乡镇以上区域以及各类行业性、专业性人民调解委员会的文书档案管理工作。

第四条（归档原则）

文书档案管理应当遵循及时归档、妥善保管、合理利用的原则，维护档案的完整与规范。文书档案的制作应坚持简要、客观、完整的原则，确保归档保存的文书档案具有较高的参考利用价值。

第五条（行政指导）

市司法局负责指导全市人民调解文书档案的管理工作，制定本市文书档案的各项标准。

区县司法局负责指导、协助辖区内各类人民调解委员会文书档案的管理工作，并提供必要的物质和经费保障。

第六条（日常管理）

人民调解委员会负责文书档案的制作收集、立卷归档、保管利用等工作，并接受市和区县司法局的指导、监督与检查。

人民调解委员会应当有专人负责文书档案的日常管理与维护，档案管理人员的职责是：

（一）收集、整理、保管和统计档案和有关资料，确保档案的完整和安全；

（二）督促、检查文书材料的立卷归档；

（三）开展档案的利用工作，为人民调解工作提供服务；

（四）接受司法行政机关的业务指导、监督和检查。

第七条（档案接收）

档案管理人员接收文书档案时，应认真核对清点，检查文书材料是否齐全、完整。符合规定要求的，予以接收，并办理交接手续；不符合的，予以退还重新整理。

第八条（档案登记）

档案管理人员接收文书档案后，应当及时编写归档顺序号，同时填写检索卡片、档案目录登记簿和档案收进登记簿。

已经编号、登记的案卷，应在其封面的左上角盖上“归档”章，并放进专门的档案盒、箱、柜保管。

随卷归档的录音带、光盘等声像文件，应在每盘磁带、光盘上注明当事人姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等逐盘登记造册归档。

第九条（档案管理）

已经归档的案卷，不得从卷内抽取材料。需要增添文书材料时，应征得档案管理人员同意，按立卷要求办理，以保证案卷的质量，并在备考表中填写增添记录。

人民调解委员会应当建立文书档案的统计制度，对文书档案的收进、保管、借阅等情况进行统计，并按规定向区县司法局报送档案管理工作基本情况。

用于保存文书档案的档案盒、柜、箱应按照月份或者档案类别，有序存放。

第十条（档案维护）

随卷归档的录音带、光盘等声像档案，应单独存放保管，防止磁化，并根据保管期限定期复制。

档案管理人员应定期对文书档案进行检查和清点，对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的文书档案应及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现案卷丢失的，应立即向相关负责人汇报，并积极查找，确已遗失的文件材料应做好登记工作。

档案盒、柜、箱及档案库房应认真落实防火、防盗、防虫、防鼠、防高温、防潮、防光、防尘等措施，定期进行安全检查。

第十一条（档案移交）

人民调解委员会由于撤销、合并等原因，需要移交文书档案的，交接双方都应办理交接手续。

档案管理人员调动工作的，应在离职前做好文书档案移交工作，办理交接手续。

第十二条（档案利用）

区县司法局应指导人民调解委员会建立文书档案查阅制度。

人民调解委员会应建立档案查阅登记簿，借阅档案必须履行审批和登记手续，并限定借阅期限。因特殊情况不能按期归还的，应办理延期手续。

涉及个人隐私、商业秘密和国家秘密的文书档案，应做好保密工作，不得擅自扩大利用范围，不得泄露档案内容。

第十三条（机关查阅）

人民调解委员会所在地司法行政机关要求查阅文书档案的，应当出示阅卷函件，并应履行阅卷登记手续。

人民法院、人民检察院和其他国家机关因办理刑事或民事案件需要，要求查阅有关人民调解文书档案的，应出示查卷函件，经人民调解委员会主任同意后办理查阅手续；查阅调解卷宗应事先经区县司法局备案。

因特殊情况必须借出的，应经区县司法局批准。借出时应办理正式借据，并限期归还。借出的档案不得转借。对借阅的文书档案，应及时催还。还回时如发现案卷被拆，文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况，应立即向人民调解委员会主任和区县司法局汇报并采取补救措施。

第十四条（档案销毁）

对于超过保管期限的文书档案，应当定期进行保存价值鉴定。鉴定工作由人民调解委员会和区县司法局派员共同实施。

经鉴定，对仍有保存价值的文书档案，应提高保管期限档次以延长保管期限。对确无保存价值的文书档案应登记造册，连同销毁报告一并报同级司法行政机关，经书面批准后予以销毁。

销毁文书档案应由两人负责监销，监销人应在销毁清册上签字。

第十五条（解释权和有效期）

本规定由市司法局负责解释。

本规定的有效期为2年，自2013年7月1日起施行，至2015年6月30日终止。